Gérer une copropriété

Ce que l'on appelle communément syndic est l'organe de gestion de la copropriété.

Rôle du syndic

Le syndic a pour mission :

• D'assurer l'exécution des dispositions du règlement de copropriété et des délibérations de l'assemblée générale
• D'administrer l'immeuble, de pourvoir à sa conservation, à sa garde et à son entretien et, en cas d'urgence, de faire procéder de sa propre initiative à l'exécution de tous travaux nécessaires à la sauvegarde de celui-ci
• De soumettre au vote de l'assemblée générale, à la majorité, la décision de souscrire un contrat d'assurance contre les risques de responsabilité civile dont le syndicat doit répondre. En cas de refus de l'assemblée générale, l'assurance peut être contractée par le syndic pour le compte du syndicat des copropriétaires, en application de l'article L. 112-1 du code des assurances
• De représenter le syndicat dans tous les actes civils et en justice dans les cas mentionnés aux articles 15 et 16 de la présente loi, ainsi que pour la publication de l'état descriptif de division et du règlement de copropriété ou des modifications apportées à ces actes, sans que soit nécessaire l'intervention de chaque copropriétaire à l'acte ou à la réquisition de publication
• De soumettre au vote de l'assemblée générale, à la majorité, la décision de confier les archives du syndicat des copropriétaires à une entreprise spécialisée aux frais dudit syndicat. Une telle décision ne peut donner lieu à aucune rémunération complémentaire au profit du syndic
• De soumettre à l'autorisation de l'assemblée générale prise à la majorité toute convention passée entre le syndicat et le syndic ou une personne ou une entreprise liée directement ou indirectement au syndic dont la liste est fixée par décret, en précisant la nature des liens qui rendent nécessaire l'autorisation de la convention. Les conventions conclues en méconnaissance de ces dispositions ne sont pas opposables au syndicat
• D'établir et de tenir à jour et à disposition des copropriétaires un carnet d'entretien de l'immeuble conformément à un contenu défini par décret
• De réaliser les démarches prévues aux articles L. 711-1 à L. 711-6 du code de la construction et de l'habitation relatifs à l'immatriculation du syndicat de copropriétaires, sous peine de l'astreinte prévue au même article L. 711-6
• D'assurer l'information des occupants de chaque immeuble de la copropriété des décisions prises par l'assemblée générale, selon des modalités définies par décret
• Proposer, lorsque le syndic est un syndic professionnel, un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l'immeuble ou des lots gérés, sauf décision contraire de l'assemblée générale prise à la majorité de la présente loi. Cet accès est différencié selon la nature des documents mis à la disposition des membres du syndicat de copropriétaires ou de ceux du conseil syndical. Un décret précise la liste minimale des documents devant être accessibles en ligne dans un espace sécurisé
• Le syndic assure la gestion comptable et financière du syndicat

Il est le garant de la pérennité et de la valorisation de l'immeuble. C'est un mandataire partenaire.

Bon à savoir

Le syndic a l’obligation d’entretenir les parties communes (façades, toiture, cage d’escalier, etc.). Il doit programmer, provisionner et régler les travaux et dépenses de la copropriété. Pour ce faire, il tient à jour la comptabilité de l’immeuble et doit faire état des charges de l’immeuble.
Pour le provisionnement des travaux, il doit faire voter les travaux concernant la vie de l’immeuble chaque année.

Comment nommer un syndic ?

Un syndic doit se faire élire à la majorité d’absolue lors d’une assemblée des copropriétaires. Le contrat de mandat du syndic doit également être voté également à la majorité absolue. La durée du mandat du syndic est fixée par l’assemblée et ne peut excéder 3 ans.

Les qualités d'un bon syndic

Un bon syndic est avant tout un syndic disponible et réactif. Pour cela, il faut d'abord s'assurer que son portefeuille de gestion est équilibré. Depuis le 1 er janvier 2015, les gestionnaires de copropriété ont l'obligation de mettre en place un extranet.

Le contenu des extranets est encadré pour tous les syndics. Tous ces éléments facilitent le travail de contrôle du conseil syndical.

Liste des documents obligatoires qui doivent être disponibles dans l'extranet⁽¹⁾

Points à vérifier avant de choisir son syndic

Un syndic doit disposer :

• D'une carte professionnelle délivrée par la Chambre de Commerce et d'industrie
• D'une assurance de responsabilité civile qui couvre, entre autre, les dommages et préjudices qui pourraient être dus à des négligences (ou erreurs) de gestion de la part du syndic
• D'une garantie financière permettant le remboursement des fonds versés si le syndic venait à faire faillite

Avant de choisir votre syndic nous vous recommandons de vérifier les points suivants :

• Il doit être disponible et joignable facilement
• L’organisation du cabinet (service de traitement des demandes, suivi des contrats et des prestataires, gestion quotidienne, gestion technique, comptabilité, etc.) doit être suffisante.

Bon à savoir

Le choix d’un bon gestionnaire de copropriété est primordial pour le bon fonctionnement d’une copropriété.
Les réseaux Square Habitat ont développé une expertise reconnue dans la gestion de copropriété en tant que mandataire partenaire depuis de nombreuses années.