Gérer une copropriété

Ce que l'on appelle communément syndic est l'organe de gestion de la copropriété.

Qu'est-ce qu'un syndic de copropriété ?

Un syndic de copropriété est une entité, souvent une personne physique ou une société, désignée pour gérer les affaires courantes d'un immeuble en copropriété. Il agit au nom des copropriétaires et veille à la bonne administration de la copropriété. Son rôle est essentiel pour le bon fonctionnement de la vie en commun, car il assure la mise en œuvre des décisions prises en assemblée générale et gère les relations entre les copropriétaires.

Quel est le rôle d'un syndic de copropriété ?

Le syndic de copropriété joue un rôle central dans la gestion et l'administration d'un immeuble. Ses missions peuvent être regroupées en plusieurs catégories :

Gestion administrative

• Exécution des décisions : Assurer l'exécution des dispositions du règlement de copropriété et des délibérations de l'assemblée générale.
• Représentation légale : Représenter le syndicat des copropriétaires dans tous les actes civils et en justice, ainsi que pour la publication de l'état descriptif de division et du règlement de copropriété.

Gestion technique et d'entretien

• Administration de l'immeuble : Administrer l'immeuble, veiller à sa conservation, sa garde et son entretien.
• Travaux d'urgence : En cas d'urgence, procéder de sa propre initiative à l'exécution de tous travaux nécessaires à la sauvegarde de l'immeuble.
• Carnet d'entretien : Établir et tenir à jour un carnet d'entretien de l'immeuble.

Gestion financière

• Assurance : Soumettre au vote de l'assemblée générale la décision de souscrire un contrat d'assurance contre les risques de responsabilité civile. En cas de refus, le syndic peut contracter cette assurance pour le compte du syndicat.
• Gestion comptable : Assurer la gestion comptable et financière du syndicat.

Relations avec les copropriétaires

• Information des occupants : Informer les occupants des décisions prises par l'assemblée générale selon des modalités définies par décret.
• Accès aux documents : Proposer un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l'immeuble, sauf décision contraire de l'assemblée générale.

Il est le garant de la pérennité et de la valorisation de l'immeuble. C'est un mandataire partenaire.

Bon à savoir

Le syndic a l’obligation d’entretenir les parties communes (façades, toiture, cage d’escalier, etc.). Il doit programmer, provisionner et régler les travaux et dépenses de la copropriété. Pour ce faire, il tient à jour la comptabilité de l’immeuble et doit faire état des charges de l’immeuble.
Pour le provisionnement des travaux, il doit faire voter les travaux concernant la vie de l’immeuble chaque année.

Comment nommer un syndic ?

Un syndic doit se faire élire à la majorité d’absolue lors d’une assemblée des copropriétaires. Le contrat de mandat du syndic doit également être voté également à la majorité absolue. La durée du mandat du syndic est fixée par l’assemblée et ne peut excéder 3 ans.

Les qualités d'un bon syndic

Un bon syndic est avant tout un syndic disponible et réactif. Pour cela, il faut d'abord s'assurer que son portefeuille de gestion est équilibré. Depuis le 1 er janvier 2015, les gestionnaires de copropriété ont l'obligation de mettre en place un extranet.

Le contenu des extranets est encadré pour tous les syndics. Tous ces éléments facilitent le travail de contrôle du conseil syndical.

Liste des documents obligatoires qui doivent être disponibles dans l'extranet⁽¹⁾

Points à vérifier avant de choisir son syndic

Un syndic doit disposer :

• D'une carte professionnelle délivrée par la Chambre de Commerce et d'industrie
• D'une assurance de responsabilité civile qui couvre, entre autre, les dommages et préjudices qui pourraient être dus à des négligences (ou erreurs) de gestion de la part du syndic
• D'une garantie financière permettant le remboursement des fonds versés si le syndic venait à faire faillite

Avant de choisir votre syndic nous vous recommandons de vérifier les points suivants :

• Il doit être disponible et joignable facilement
• L’organisation du cabinet (service de traitement des demandes, suivi des contrats et des prestataires, gestion quotidienne, gestion technique, comptabilité, etc.) doit être suffisante.

Bon à savoir

Le choix d’un bon gestionnaire de copropriété est primordial pour le bon fonctionnement d’une copropriété.
Les réseaux Square Habitat ont développé une expertise reconnue dans la gestion de copropriété en tant que mandataire partenaire depuis de nombreuses années.

Quels sont les différents types de syndic ?

Il existe plusieurs types de syndic qui répondent à des besoins variés des copropriétés.

Syndic bénévole

Le syndic bénévole est généralement un copropriétaire qui s'engage à gérer la copropriété sans rémunération. Ce type de syndic est souvent choisi dans de petites copropriétés où les copropriétaires souhaitent conserver une gestion directe et impliquée. Bien que ce modèle favorise la proximité, il peut également entraîner des conflits d'intérêts et un manque de compétences professionnelles dans la gestion des affaires courantes.

Syndic coopératif

Le syndic coopératif est un mode de gestion de copropriété collégial. La constitution d'un conseil syndical est obligatoire et le syndic est élu par les membres de ce conseil. Chaque membre de la coopérative prend en charge certaines tâches, ce qui permet de partager les responsabilités et de réduire les coûts. Ce modèle peut renforcer la solidarité entre copropriétaires, mais il nécessite également une bonne organisation et une communication efficace pour fonctionner correctement.

Syndic en ligne

Le syndic en ligne est une solution moderne qui utilise des plateformes numériques pour gérer les affaires de la copropriété. Les copropriétaires peuvent accéder à leurs documents, voter et communiquer avec le syndic via une interface web. Ce modèle peut offrir une transparence et une accessibilité accrues, mais il peut également manquer de l’aspect humain et de la proximité que certains copropriétaires recherchent.

Syndic professionnel

Le syndic professionnel, comme Square Habitat, est une entreprise spécialisée dans la gestion de copropriétés. Elle offre une expertise technique et juridique, ainsi qu’un service complet pour répondre aux besoins des copropriétaires. Bien que ce type de syndic puisse engendrer des frais supplémentaires, il garantit une gestion professionnelle et conforme aux réglementations en vigueur.

Comment changer de syndic de copropriété ?

Changer de syndic de copropriété implique plusieurs étapes :

1. Motifs de changement : Vérifiez d'abord les raisons pour lesquelles un changement est souhaité. Cela peut être dû à une insatisfaction concernant la gestion ou des tarifs jugés trop élevés.
2. Convocation d’une assemblée générale : Pour changer de syndic, il est nécessaire de convoquer une assemblée générale des copropriétaires et d’y proposer le contrat concurrent.
3. Vote : Lors de l’assemblée, les copropriétaires votent pour le changement à la majorité de l’article 25.
4. Transfert de documents : Assurez-vous que l’ancien syndic transmet tous les documents et les informations nécessaires au nouveau syndic pour une transition fluide.

Questions fréquentes autour du syndic de copropriété

Quelle est la différence entre syndic et syndicat des copropriétaires ?

Le syndic est la personne ou l'entité responsable de la gestion quotidienne de la copropriété. Il est chargé d'exécuter les décisions prises par l'assemblée générale des copropriétaires et de veiller à l'entretien des parties communes. En revanche, le syndicat des copropriétaires est l'ensemble des copropriétaires réunis en une entité juridique. Il représente les intérêts de tous les copropriétaires et prend des décisions collectives lors des assemblées générales.

À quoi sert l'immatriculation des copropriétés ?

L'immatriculation des copropriétés a pour but de créer un registre officiel qui recense toutes les copropriétés en France et permet d'accéder à des statistiques et à un annuaire des copropriétés. Cela permet d'assurer une meilleure transparence et une meilleure réglementation du secteur. L'immatriculation facilite également la gestion des copropriétés en regroupant des informations essentielles, telles que les caractéristiques de l'immeuble, la composition du syndicat et les aspects financiers. Cela aide également les autorités à suivre les évolutions et à intervenir en cas de litige.

De qui est composé le conseil syndical d'une copropriété ?

Le conseil syndical est composé de copropriétaires élus lors de l'assemblée générale. Sa taille et sa composition peuvent varier selon la taille de la copropriété, mais il est généralement constitué de quelques membres qui représentent les intérêts des copropriétaires. Le conseil syndical a pour mission de travailler en étroite collaboration avec le syndic, de contrôler sa gestion et de veiller à la bonne exécution des décisions prises par le syndicat des copropriétaires.

Quels sont les éléments obligatoires d'un contrat-type de syndic ?

Un contrat-type de syndic doit inclure plusieurs éléments obligatoires pour garantir la transparence et la conformité légale. Voici les principaux :

1. Identité des parties : Les coordonnées du syndic (personne physique ou société) et des copropriétaires.
2. Durée du contrat : La durée de la mission du syndic, généralement de un à trois ans, ainsi que les conditions de renouvellement.
3. Missions et obligations : Une description détaillée des missions du syndic, incluant la gestion administrative, financière et technique de la copropriété.
4. Rémunération : Les modalités de rémunération, y compris les honoraires, les frais et les conditions de paiement.
5. Conditions de résiliation : Les conditions permettant de mettre fin au contrat, ainsi que les préavis nécessaires.
6. Assurance : La mention de l’assurance responsabilité civile professionnelle du syndic.
7. Droit d’accès aux documents : Les droits des copropriétaires concernant l'accès aux documents et informations de la copropriété.

Ces éléments garantissent une gestion claire et structurée de la copropriété et protègent les droits des copropriétaires.