02/02/2021
Ce guide vous permettra de comprendre
le fonctionnement d’une copropriété et de trouver toutes les informations
utiles à la gestion de votre copropriété.
Vous avez une question ? Vos Conseillers
Square Habitat sont à votre écoute :
• Du lundi au vendredi : 9h à 12h15 / 14h à 18h (17h30 le vendredi)
• Par téléphone au 05 34 31 26 10 et e-mail à cette adresse : contact31@squarehabitat.fr
I- Le fonctionnement de la copropriété
A. Définitions
1. Copropriété
Selon la loi 65-557 du 10 juillet 1965, le statut de copropriété s’applique à tout immeuble ou groupe d'immeubles bâtis dont la propriété est partagée par plusieurs personnes (copropriétaires).
Chaque copropriétaire est propriétaire d’un « lot » comprenant une partie privative et une quote-part des parties communes.
La copropriété est alors évoquée lorsque deux personnes possèdent au moins un ou plusieurs lots dans un même immeuble.
2. Les parties communes et parties privatives
Les parties communes sont les parties des bâtiments et des terrains destinés à l’usage de tous les copropriétaires ou de plusieurs d’entre eux (loi du 10 juillet 1965, article 3). Exemple : les espaces verts, ascenseurs, local à vélo, etc.
Les parties privatives constituent les bâtiments et terrains destinés à l’usage exclusif d’un copropriétaire. Nous retrouvons l’intérieur du logement et ses dépendances (loi du 10 juillet 1965, article 3).Exemple : les balcons, garage, cave, etc.
3. Le règlement de copropriété
Le règlement de copropriété détermine les droits et obligations des copropriétaires et le règlement de la copropriété. Rédigé par le promoteur pendant la construction d’un immeuble, il indique les parties privatives et les parties communes, leurs conditions d’utilisation, la répartition des charges ainsi que leurs montants.
Ce règlement doit être remis obligatoirement à tout acquéreur lors de l’achat de son bien, par le promoteur, l’ancien propriétaire ou le notaire.
Il doit aussi être publié par le notaire à la conservation des hypothèques et être mis à jour dès lors qu'il est modifié.
4. L’état descriptif de division
Intégré au règlement de copropriété, il fait état de la division d’un immeuble en lots numérotés. Chaque lot appartient à un copropriétaire en fonction de sa quote-part exprimée en tantième ou millième des parties communes. Il identifie aussi la situation et le nombre de pièces des parties privatives.
Ce document est répertorié à la conservation des hypothèques.
Exemple : si un copropriétaire possède 125 millièmes, il disposera de 12,5 % de la copropriété.
B. Le carnet d'entretien
Le carnet d’entretien : Obligations
Toutes les copropriétés doivent disposer d’un carnet d’entretien depuis le décret du 30 mai 2010. Ce carnet d’entretien fait l’objet de certaines informations obligatoires :
• La référence des contrats en cours de validité (assurances, syndic, entretien et maintenance)
• L’adresse de l’immeuble
• L’année de réalisation des derniers travaux
• Les dates d’échéance des contrats en cours et l’identité de l’entreprise qui les réalise
• Le contrat de syndic en cours
• La dernière fiche de la copropriété
• Le diagnostic technique global
II- Les acteurs de la copropriété
Selon la loi du 10 juillet 1965, le mode de fonctionnement d’une copropriété s’organise autour de trois entités :
• Le syndic : désigné par le syndicat des copropriétaires en assemblée générale
• Le syndicat des copropriétaires : constitué de l’ensemble des copropriétaires de la résidence, il organise chaque année une assemblée générale.
• Le conseil syndical : composé de copropriétaires, il est élu lors de l’assemblée générale, il assiste le syndic.
1. Le Syndic chez Square Habitat
Le syndic a pour rôle d'assurer le respect du règlement de copropriété et l’exécution des décisions prises par l'assemblée générale. Toute copropriété est tenue d’élire un syndic qui remplira la fonction de mandataire auprès du syndicat des copropriétaires.
Le syndic s’organise autour de plusieurs missions :
• Gestion administrative
o Représenter le syndicat des copropriétaires durant tous les actes civils et en justice
o Veiller au respect du règlement intérieur par tous les copropriétaires ainsi qu’à l’exécution des textes de loi
o Mettre en place les assemblées générales
o Tenir les documents de la copropriété à jour (fiche copropriété, liste des copropriétaires, etc.)
o Tenir le carnet d’entretien
o Informer les copropriétaires et les locataires des décisions prises en assemblée générale
o Gérer les archives du syndicat
o Soumettre au vote en assemblée générale les décisions liées aux souscriptions et signatures des contrats (assurances, travaux, délégation des archives).
o Faire exécuter les travaux votés en assemblée générale
o Proposer un accès en ligne sécurisé des documents relatifs à la gestion de l'immeuble aux membres du conseil syndical et aux copropriétaires.
• Gestion financière
o Assurer la gestion de la comptabilité du syndicat des copropriétaires
o Réaliser le budget prévisionnel, les comptes, les annexes du conseil syndical et les soumettre au vote de l’assemblée générale
o Veiller au versement des appels de fonds
o Ouvrir un compte bancaire au nom du syndicat
Le syndic est soumis à un contrat vis-à-vis des copropriétaires, il rend compte de ses missions en assemblée générale.
Dans son contrat doit apparaître:
o La durée de son mandat
o Les éléments de rémunération
o Les conditions d’exécution de sa mission
La durée du mandat du syndic est fixée par un vote de l’assemblée générale.
Il peut être de trois ans maximum ou d’une année si le syndic ou toute autre personne avec lequel il est lié a participé à la construction de l’immeuble en tant que promoteur ou architecte.
2. Le syndicat des copropriétaires
Le syndicat des copropriétaires est une personne morale qui a pour rôle d’assurer la gestion de l’immeuble par le syndic, il peut être consulté pour donner son avis sur des sujets importants, il peut aussi jouer le rôle d’assistant auprès du syndic. Enfin, il assure les intérêts de tous copropriétaires. Il a l’obligation de réunir une assemblée générale une fois dans l’année avec tous les copropriétaires afin de s’exprimer sur les résolutions à l’ordre du jour.
La présence de tous les copropriétaires est nécessaire lors des assemblées générales. La loi du 10 juillet 1965 permet aux copropriétaires qui ne pourraient pas se présenter à une assemblée générale, de mandater un tiers pour les représenter lors de cette assemblée générale. Pour cela, le propriétaire donne un pouvoir à la personne de son choix pour qu’elle vote en son nom le jour de l’assemblée générale.
Les copropriétaires peuvent par ailleurs voter par correspondance avant la tenue de l’assemblée générale au moyen d’un formulaire établi conformément à un modèle fixé par arrêté. Ce formulaire est joint à la convocation.
3. Le conseil syndical
Élu lors de l’assemblée générale pour une durée maximal de 3 années renouvelables, il est composé de copropriétaires.
Le conseil syndical est imposé par la loi du 10 juillet 1965(article 21). Il a pour mission d’assister le syndic, donner son avis sur des sujets concernant la copropriété et participer au contrôle de sa gestion. Il peut aussi jouer le rôle de relais entre le syndic et le syndicat des copropriétaires. Le conseil syndical n’est pas doté d’une capacité juridique donc sa responsabilité ne peut être engagée.
A sa tête, son président doit s’assurer du bon fonctionnement et de la tenue des réunions de la copropriété. Le fonctionnement du conseil syndical est déterminé par le règlement de copropriété (nombre de membres, tenu des réunions, modalités de votes, etc.).
Il doit obligatoirement être consulté par le syndic en cas de travaux d’urgence nécessitant un acompte des copropriétaires ou lors des marchés ou travaux dont le montant dépasse la limite votée en assemblée générale.
Compte tenu de son rôle, il a accès aux documents comptables de la copropriété et doit rendre compte de son activité aux copropriétaires lors de l’assemblée générale annuelle.
III- L'Assemblée Générale des copropriétaires
Qu'est-ce que l'Assemblée Générale des copropriétaires ?
L’assemblée générale réunit tous les membres de la copropriété afin de faire un état des lieux des actions menées et celles à mettre en place pour l’année à venir.
L’assemblée générale est convoquée au moins une fois dans l’année par le Syndic et exceptionnellement lorsque cela est nécessaire. Les décisions prises durant l’assemblée sont soumises à un vote à majorité selon la loi.
Une assemblée générale est réunie par convocation écrite. Les copropriétaires doivent la recevoir au moins 21 jours avant la date fixée sauf en cas d’urgence ou autre délai prévu par le règlement. Elle est obligatoirement envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre recommandée électronique (LRE).
La convocation doit indiquer la date, l’heure et le lieu de la réunion de même que l’ordre du jour.
1. L’ordre du jour de l’assemblée
L’ordre du jour de l’assemblée est établi par le syndic en concertation avec le conseil syndical. Les copropriétaires peuvent demander qu’une question soit inscrite à l’ordre du jour afin qu’elle puisse être soumise au vote de l’assemblée générale. Elle devra être envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception dans un délai raisonnable faute de quoi, elle pourrait être rejetée par le syndic.
2. Les modalités de vote
Chaque point inscrit à l’ordre du jour d’une assemblée générale fait l’objet d’un vote selon la nature et l’importance du sujet abordé :
• La majorité simple
La majorité simple dite majorité de l’article 24 correspond à la majorité des voix exprimées par les copropriétaires présents et représentés le jour de l’assemblée générale.
Les décisions ayant eu une majorité de « pour » sont adoptées et celles ayant reçu une majorité de « contre » sont rejetées.
Exemple :
- Une copropriété comprend 1000 tantièmes
- Sont présents lors de l’assemblée générale les copropriétaires ayant 500/1000éme
- Le vote est soumis et ses résultats sont obtenus :
- 90 votes d’abstention
- 300 votes ‘pour’
- 110 votes ‘contre’
Le nombre de votes ayant eu une majorité de « pour » est adopté.
• La majorité absolue
La majorité absolue dite majorité de l’article 25 correspond à la majorité des voix exprimées par tous les copropriétaires qu’ils soient présents, représentés ou absents lors de l’assemblée générale.
Ce vote concerne les décisions qui évoquent la gestion courante, le matériel de l’immeuble et les parties communes.
Exemple :
-Une copropriété comprend 1000 tantièmes
-Le vote est soumis et ses résultats sont obtenus :
- 200 votes d’abstention
- 300 votes ‘pour’
- 501 votes ‘contre’
Le nombre de votes ayant eu une majorité absolue de « contre » est rejeté.
Il arrive que la décision n’obtienne pas la majorité absolue de l’article 25 alors, la majorité de l’article 25-1 est évoquée :
o La décision a obtenu au moins 1/3 des voix, l’assemblée peut alors statuer suite à un second vote à la majorité simple (article 24).
o Une autre assemblée générale pourra être convoquée dans un délai de trois mois et la décision sera adoptée à la majorité de l’article 24.
• La double majorité :
La double majorité dite majorité de l’article 26 correspond au 2/3 des voix exprimées par les membres du syndicat des copropriétaires présents, représentés, absents et la moitié des copropriétaires.
Le syndic rédige un procès-verbal après chaque assemblée générale. Ce procès-verbal est envoyé par voie postale ou lettre recommandée électronique à tous les copropriétaires.
Il fait état des points et décisions prises lors de l’assemblée.
3. Les charges de copropriété
Afin d’assurer son bon fonctionnement, une copropriété a besoin de provisions sur charges. Ce sont donc des dépenses courantes obligatoires que doivent payer les copropriétaires. Le syndic a pour mission de veiller au versement de ces charges.
Nous pouvons distinguer plusieurs catégories de charges :
• Les charges générales
Les charges générales aussi appelées charges communes sont relatives aux dépenses administratives, à la conservation et à l’entretien des parties communes. La participation de chaque copropriétaire est obligatoire et son montant est défini en fonction de leur quote-part des parties communes (tantièmes et millièmes de copropriété).
• Les charges particulières
Les charges particulières concernent le paiement des services collectifs et des équipements communs.
Elles sont attribuées selon leur critère d’utilité pour chaque lot. Par exemple, les copropriétaires habitant en rez-de-chaussée n’auront pas à supporter les frais d’entretien des ascenseurs sauf si ces derniers l’utilisent pour accéder à l’une des parties communes de la copropriété.
Si un bien est mis en location au sein de la copropriété, en tant que propriétaire vous pouvez récupérer certaines charges auprès de vos locataires : l’entretien des ascenseurs, les espaces extérieures, le chauffage collectif, la taxe d’enlèvement des ordures ménagères, etc.
Le propriétaire à sa charge la mise aux normes de l’ascenseur, le ravalement de l’immeuble, le remplacement d’un équipement collectif, les honoraires du syndic, etc.
Toutes les charges collectives sont fixées dans le règlement de la copropriété.
4. Le règlement des charges
Un appel de fonds est adressé aux copropriétaires à chaque trimestre (article 35 du décret du 17 mars 1967). Il correspond au règlement des provisions sur charges, votées lors de l’assemblée générale et peut être exigé dès le premier jour du trimestre.
Votés en assemblée générale, les appels de fonds concernant les travaux sont réalisés séparément et ne sont pas inclus dans le budget prévisionnel.
Votre gestionnaire vous transmettra un détail des charges lors de chaque régularisation.
Chez Square Habitat, vous pouvez payer vos charges mensuellement par virement et prélèvement. Veuillez-vous rapprocher de votre gestionnaire afin de fixer les modalités de paiement par chèque.
Le service comptabilité syndic Square Habitat est à votre écoute pour toute question concernant les charges et appels de fonds.
5. La régularisation de charges
Une fois par année, le syndic procède à la régularisation de charges. C’est la différence entre le montant des dépenses réelles de l’année, et le montant des provisions.
Suite à une régularisation, deux possibilités s’offrent à vous :
• Vous avez versé un montant supérieur aux dépenses : ce montant sera déduit sur les prochains appels de fonds.
• Vous avez versé un montant inférieur aux dépenses : la somme due sera additionnée au prochain paiement des appels de fonds.
IV- La vie au sein d'une copropriété
Chaque copropriété dispose d’un règlement qui définit ses règles d’organisation et de fonctionnement. Il est mis à disposition de tous les copropriétaires et fait l’objet de droits et obligations.
1. Vos droits et vos obligations en tant que copropriétaire
En tant que copropriétaire, il est impératif que vous respectiez le règlement de copropriété. Ces règles s’appliquent de manière générale aux parties communes. Vous avez tous vos droits sur vos parties privatives dans la mesure où cela n’impacte pas les droits des autres copropriétaires ou l’harmonie du bâtiment.
Pour le bon fonctionnement de la vie en communauté, chacun doit respecter son voisinage et le faire respecter par ses invités et éventuels locataires.
Bon à savoir : un propriétaire est responsable devant les tribunaux des troubles générés par son locataire.
2. Les éléments communs d’une résidence :
| EXTERIEUR |
| Espaces verts | Piscine |
| Cours | Voies d'accès |
| Eclairages extérieurs |
|
| EQUIPEMENTS |
| Ascenseur | Climatisation |
| Colone sèche | Surpresseur |
| Poubelles | Chauffage collectif |
| Compteur eau froide | Eau froide collective |
| Compteur eau chaude | Eau chaude collective |
| Compteurs calorifiques | Sous station de chauffage |
| Canalisations |
|
| SECURITE |
| Clôtures | Telpass |
| Portail automatique | Vigick |
| Parking extérieur | Digicode |
| Interphone | Télécommandes |
V- Vos interlocuteurs Square Habitat Toulouse 31
Syndic de Copropriété
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